Loading...
Publication
Balanced Scorecard and possible impact of Business Intelligence in Management Control Systems
| Name: | Description: | Size: | Format: | |
|---|---|---|---|---|
| 2.18 MB | Adobe PDF |
Authors
Advisor(s)
Abstract(s)
Management Control is a dynamic process that combines several activities, supported on management control systems (MCS). MCS help measuring the perfomance in each organization. The Balanced Scorecard (BSC) is one of the most commonly performance measurement frameworks, being also used in non-profit organizations. Business Intelligence (BI) is the process of transforming data into information and then consecutively into knowledge, through a variety of tools, applications and methodologies.
This dissertation analyses the implementation of BSC in a specific context and the possible impact of BI in MCS.
A qualitative approach based on a case-study was used as research method. Interviews were the main research technique.
The case study was carried on the “Instituto dos Registos e Notariado” (IRN), part of the Portuguese Ministry of Justice. Twelve interviews were conducted and analysed: ten managers from each department and two controllers of the management control office.
In the context of the organization analysed in this dissertation, BSC has been used since 2016. However, departments do not use regularly BSC for main and do not consider the management control framework as an improvement for global perfomance procedures. Most departments do not see any improvement since the BSC implementation, either in terms of overall performance or in terms of effective support to decision-making.
Motivational problems were identified, as well as personal limitations for management control systems process. Other constraints were also identified: i) lack of communication to the whole organization; ii) non-involvement of board directors; iii) difficulties related to collection and processing data, all these being critical factors for BSC success.
The findings show that BI is the possible solution, fitting the needs and helping the main management control framework – the BSC. BI can have a positive impact on BSC implementation and in MCS, specifically, in IRN, that integration could be a relevant process to improve BSC implementation process.
O controlo de gestão é um processo dinâmico que agrega várias atividades e se suporta nos sistemas de controlo de gestão disponíveis. Os sistemas de controlo de gestão apoiam na sua execução, mas também na avaliação do desempenho de cada organização. O Balanced Scorecard (BSC) é uma das ferramentas disponíveis para controlo de gestão, utilizada inclusive em organizações públicas sem fins lucrativos. Business intelligence (BI) consiste no processo de transformação de dados em informação e consecutivamente em conhecimento, através de uma diversidade de ferramentas, aplicações e metodologias. Esta dissertação visa analisar não só a implementação do BSC num contexto específico, mas também o possível impacto de business intelligence nos sistemas de controlo de gestão. Foi utilizada metodologia qualitativa e realizado um estudo de caso como método de pesquisa. A principal técnica de pesquisa foi a entrevista. O estudo de caso foi realizado no Instituto de Registos e Notariado (IRN), parte integrante do Ministério da Justiça Portuguesa. Foram realizadas 12 entrevistas: dez gestores de cada departamento e duas a controladores do gabinete de controlo de gestão. O BSC é usado desde 2016 no IRN. Contudo, os departamentos não utilizam o BSC com regularidade e não consideram existir nenhuma melhoria com a implementação do mesmo, quer ao nível do desempenho global quer em termos de suporte para tomada de decisão. Foram encontrados problemas motivacionais e limitações pessoais que impactam o sucesso do sistema de controlo de gestão. Foi também identificado: i) falha de comunicação dentro da organização; ii) ausência de envolvimento entre o quadro executivo de diretores e; iii) dificuldades na recolha e processamento de dados – todos eles fatores críticos para o sucesso do BSC. Estes resultados demonstram que, BI é a solução que permite colmatar as necessidades apresentadas e auxiliar na melhoria da ferramenta de controlo de gestão – o BSC. Desta forma, é possível concluir que BI pode ter um impacto positivo na implementação do BSC e nos sistemas de sistemas de controlo de gestão. Especialmente, no IRN, a integração do BSC e BI pode ser relevante para o processo de implementação do BSC.
O controlo de gestão é um processo dinâmico que agrega várias atividades e se suporta nos sistemas de controlo de gestão disponíveis. Os sistemas de controlo de gestão apoiam na sua execução, mas também na avaliação do desempenho de cada organização. O Balanced Scorecard (BSC) é uma das ferramentas disponíveis para controlo de gestão, utilizada inclusive em organizações públicas sem fins lucrativos. Business intelligence (BI) consiste no processo de transformação de dados em informação e consecutivamente em conhecimento, através de uma diversidade de ferramentas, aplicações e metodologias. Esta dissertação visa analisar não só a implementação do BSC num contexto específico, mas também o possível impacto de business intelligence nos sistemas de controlo de gestão. Foi utilizada metodologia qualitativa e realizado um estudo de caso como método de pesquisa. A principal técnica de pesquisa foi a entrevista. O estudo de caso foi realizado no Instituto de Registos e Notariado (IRN), parte integrante do Ministério da Justiça Portuguesa. Foram realizadas 12 entrevistas: dez gestores de cada departamento e duas a controladores do gabinete de controlo de gestão. O BSC é usado desde 2016 no IRN. Contudo, os departamentos não utilizam o BSC com regularidade e não consideram existir nenhuma melhoria com a implementação do mesmo, quer ao nível do desempenho global quer em termos de suporte para tomada de decisão. Foram encontrados problemas motivacionais e limitações pessoais que impactam o sucesso do sistema de controlo de gestão. Foi também identificado: i) falha de comunicação dentro da organização; ii) ausência de envolvimento entre o quadro executivo de diretores e; iii) dificuldades na recolha e processamento de dados – todos eles fatores críticos para o sucesso do BSC. Estes resultados demonstram que, BI é a solução que permite colmatar as necessidades apresentadas e auxiliar na melhoria da ferramenta de controlo de gestão – o BSC. Desta forma, é possível concluir que BI pode ter um impacto positivo na implementação do BSC e nos sistemas de sistemas de controlo de gestão. Especialmente, no IRN, a integração do BSC e BI pode ser relevante para o processo de implementação do BSC.
Description
Keywords
Management Control Balanced Scorecard Case Study Business Intelligence Register and Notary Institute