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Authors
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Abstract(s)
Neste trabalho de investigação estuda-se o modo como se processa a gestão
documental na Academia da Força Aérea. Para tal, é identificada e caracterizada a estrutura
em que assenta o circuito documental, faz-se uma análise aos consumos de papel, de
fotocópias e outro material de arquivo, bem como a outros recursos materiais e humanos
envolvidos no processo documental.
Para enquadrar a gestão documental na AFA, apresenta-se a forma como se realiza
nas Unidades e Órgãos da Força Aérea, fazendo-se referência ao enquadramento
normativo, às diferenças que se verificam no processo documental, devido sobretudo à
inexistência de um Regulamento de Gestão Documental da Força Aérea, o que dificulta a
uniformização de procedimentos. Apresentam-se também alguns exemplos de organizações
que utilizam sistemas electrónicos de gestão de documentos, no sentido de aí se
identificarem aspectos que poderão contribuir para atingir os objectivos propostos neste
trabalho de investigação.
Os resultados obtidos e a análise realizada permitiram desenvolver um modelo
electrónico conceptual para a gestão documental na Academia da Força Aérea,
identificando-se as vantagens na sua implementação.
As conclusões deste trabalho levam-nos a apontar que a economia e a
racionalização de recursos materiais e humanos são possíveis pela via da implementação de
um modelo electrónico de gestão de documentos e que conduz a um processo documental
mais eficiente e a uma tomada de decisão mais célere. Abstract: This research paper studies the way documental management is done at Air Force
Academy (AFA). For this, we identify and characterize the structure in which documental
circuit is based, analyze paper consumption, photocopies and other archive material, as
well as other material and human resources involved on the documental process.
In order to frame documental management at AFA, we present the way it is done at
Air Force Units and Bodies, referring to legal framework, to the differences verified at
documental process, mainly due to the inexistence of an Air Force Regulation for
Documental Management, thus making the uniformization of proceedings difficult. We
also present some examples of organizations that use electronic documental management
systems, in order to identify some aspects that may contribute to achieve the goals that we
have defined for this research study.
The findings and the analyses that we have made allowed the development of a
conceptual model for electronic document management system at AFA, identifying the
advantages of its implementation.
Our findings led us to conclude that economy and the rationalization of human and
material resources is possible trough the implementation of a model for electronic
document management, leading to more efficient documental process and to a swifter
decision making process.
Description
Keywords
Circuito documental Gestão documental Gestão electrónica de documentos Processo eficiente Recursos Humanos Recursos Materiais Tomada de decisão